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3. A QUALIDADE NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS


Este capítulo apresenta conceitos de gerenciamento de qualidade no gerenciamento de projetos e quais aspectos devem ser desenvolvidos no decorrer do processo para que a busca pela qualidade ocorra no gerenciamento de projetos.

3.1 CONCEITOS E ASPECTOS DA QUALIDADE NA GERÊNCIA DE PROJETOS

Para Juran (1992 in Amorim), a Gerência da Qualidade deve ser realizada utilizando-se os três processos gerencias conhecido como a Trilogia Juran: O planejamento da qualidade, o controle da qualidade e a melhoria da qualidade.
a) O planejamento é absolutamente necessário, para estabelecer as metas e os objetivos a serem alcançados.
b) O controle deve ocorrer para que se garanta que a equipe não está agindo fora dos quesitos que foram planejados.
c) A melhoria da qualidade diz respeito a uma postura de sempre buscar a satisfação e o aprimoramento desta mesma satisfação, proporcionando um movimento ascendente na escala da busca pela qualidade no gerenciamento de projetos.

Crosby (1986, in Amorim), define a qualidade como o cumprimento dos requisitos, ou seja, qualidade significa entregar especificamente aquilo que os clientes querem, esperam e necessitam como resultado do projeto.

Em uma busca constante pela qualidade, é necessário que todos os mecanismos utilizados para controle do projeto sejam constantemente atualizados, garantindo assim, a permanência da preocupação com a qualidade no gerenciamento de projetos. Em debates sobre a qualidade, gerentes e membros da equipe de um projeto imaginam que o foco na qualidade esteja simplesmente relacionado aos fatores de cumprimento de prazos e custos. Na verdade, a qualidade ultrapassa estes dois quesitos, fazendo parte de uma rede mais ampla de busca pela satisfação, eficiência e otimização dos serviços executados. De acordo com o artigo PM Network (2005, p.22), a “qualidade é implementada através de atividades ou características típicas de melhoria contínua.” Ou seja, a implantação da qualidade não é um ato único, exclusivo, mas passa por um processo de adequações e renovações que ocorrem em todo o tempo, não se caracterizando por uma atividade estanque.

Em uma dinâmica onde a qualidade seja uma meta principal, todos os níveis de planejamento e elaboração do projeto precisam estar direcionados para o cumprimento desta meta, perseguindo a ampliação de suas próprias expectativas. Ainda de acordo com o referido artigo PM Network, “entendemos que a maturidade em gerenciamento de projetos requer processos uniformes e repetitivos para todo o portfólio de projetos, para que a empresa, e não só o projeto, seja bem sucedido.” (2005, p. 1)

Além de uma equipe bem preparada, especialmente liderada por um gerente de projetos que mantenha todos os membros motivados e bem integrados aos projetos, é preciso que a empresa possua um direcionamento bem especificado e embasado em idéias e ações combinadas, que contribuam para que haja um direcionamento uniforme que possibilite a construção de políticas de qualidade que resultem diretamente na satisfação plena do cliente.

Um dos erros que muitas empresas cometem em relação à qualidade é darem uma extrema importância à documentação e modelos, deixando a metodologia em segundo plano. Muitas vezes as empresas possuem um pleno conhecimento sobre as teorias pertinentes a qualidade no gerenciamento de projetos, mas falham no momento de aplicar estas teorias no seu cotidiano. Existem diversos exemplos de empresas que disponibilizam e patrocinam cursos e seminários para seus funcionários, mas se esquecem de aplicar princípios básicos que garantam uma potencialização do conhecimento que os funcionários adquirem.

É preciso desenvolver uma “mentalidade” de qualidade nos membros da equipe, estabelecendo novos parâmetros para que todos se empenhem em buscar acertos que garantam que o produto ou serviço chegue de forma atraente e satisfatória para o cliente. Um dos aspectos que garante uma política contínua de qualidade na empresa é um acompanhamento sistemático no plano do projeto, que garanta que nada irá sair do âmbito daquilo que foi esperado em relação aos resultados daquele determinado projeto. Quando há um acompanhamento regular nas etapas do projeto, existe uma maior eficácia na identificação de possíveis riscos dentro do planejamento do projeto. Quando os riscos são identificados a tempo, os benefícios são maiores, pois a antecipação da identificação dos riscos possibilita que a equipe consiga resolver os problemas apresentados de forma a não comprometer a entrega do projeto.

Outro fator que é de suma importância para que haja a garantia de um ambiente e uma política de qualidade na empresa é a motivação da equipe. Diversos estudos de casos comprovam que funcionários motivados podem realizar muito mais do que o esperado, por estarem convencidos do que fazem e empolgados pela tarefa que executam. A motivação é um fator que tanto pode ser intrínseco como pode ser gerado no próprio ambiente, ou pode reunir ambos os elementos. Segundo Kanter (1998, in Amorim), a motivação dos membros do grupo está diretamente relacionada à ligação destes, a projetos que sejam criativos, inovadores, desafiadores. Estas características levam os componentes da equipe a investir suas habilidades no intuito de solucionar os desafios e alcançar novos parâmetros no âmbito do projeto.

Um exemplo conhecido referente a uma empresa envolvida com a inovação e a busca pela qualidade é o caso da 3M. Durante quinze por cento do tempo de trabalho de um grupo de funcionários, este grupo tem a tarefa de pensar em coisas novas. Este simples fator motiva a equipe e possibilita uma grande inovação dentro desta empresa, que está utilizando as habilidades de seus funcionários para o desenvolvimento da qualidade.

A comunicação também é um fator determinante para o caminho da qualidade no gerenciamento de projetos. Nas empresas inseridas em uma nova mentalidade que prime pela busca da qualidade em um aspecto global, a comunicação não existe apenas da chefia para os comandados (de cima para baixo), sendo unilateral, mas ocorre de uma forma compartilhada, ocasionando uma rede de diálogos que ultrapasse as antigas concepções de uma postura de obediência por parte dos funcionários e de uma absoluta autoridade que delegava aos gestores papéis de verdadeiros “donos da verdade e do conhecimento”. Em uma perspectiva de gerenciamento segundo novos parâmetros, onde o gerente procure ouvir necessidades, delegar tarefas e também autonomia para os membros, não há mais lugar para decisões unilaterais, pois, apesar do papel de gestor que o gerente precisa ocupar, ele também deve coordenar esforços e idéias diferentes, administrando a diversidade, em prol de um resultado de qualidade.

As empresas que conseguem melhor administrar talentos diferentes focando um resultado único levam em conta as informações, que precisam ser encaminhadas no momento certo para as pessoas certas, gerando assim, uma comunicação sem ruídos. Existem três elementos que podem ser considerados como elementares no gerenciamento que busca a qualidade: informação, tempo e pessoal.

O ato de proporcionar uma maior comunicação dentro da empresa propicia um melhor conhecimento para os membros da equipe. Este conhecimento deve ser bem canalizado para que os objetivos do projeto sejam devidamente alcançados, girando sempre em torno da idéia da satisfação do cliente. O gerente precisa ser perspicaz o suficiente para identificar aqueles membros que podem acrescentar preciosas informações e idéias aos demais, em determinadas áreas. A criatividade precisa ser, mais do que nunca, incentivada, para que, em um ambiente macro tão competitivo como a sociedade atual, a empresa possa se sobressair utilizando aquilo que ainda não tenha sido usado pelos concorrentes.

Embora seja ideal que cada membro tenha a liberdade de exercer a proposta de novas idéias a medida em que o projeto caminha, há a necessidade de que todos na equipe utilizem, a princípio, os mesmos processos, para que haja uma integração geral, diminuindo assim, a necessidade de um gerenciamento de crises, o que significa uma economia de custos e também uma melhor aplicação do fator tempo. Para que isto ocorra, deve haver uma definição clara do escopo e um planejamento constante do curso que o projeto deve tomar.

Conciliar estes fatores pode parecer uma difícil tarefa para o gerente de projetos. Isto porque ele tem que lidar com forças aparentemente diametralmente opostas, como a criatividade, enquanto liberdade de criar e a organização. Mas se analisarmos estas idéias, podemos perceber que o processo criativo não ocorre de maneira ideal se não estiver atrelado a um ambiente organizado e responsável. É plenamente possível aproveitar e desenvolver diferentes idéias e sugestões que surjam antes ou durante os períodos constantes do projeto e mesmo assim manter a equipe alinhada e direcionada em uma determinada metodologia. O desafio é manter um equilíbrio entre a função de gerenciamento e a autonomia concedida aos membros da equipe, o que é possível se houver uma comunicação adequada que garanta a todos um melhor conhecimento sobre o que está ocorrendo na empresa, o que precisa mudar, e o que tem que permanecer. É preciso criar, mas sabendo-se para onde os caminhos da inovação estão levando a empresa.

Portanto, o gerenciamento da qualidade no gerenciamento de projetos é um processo que exige o planejamento, a execução da ação do próprio plano do projeto e o acompanhamento do progresso e desempenho do mesmo. O gerenciamento da qualidade inclui a iniciação do projeto, o seu planejamento, a execução, o controle e o encerramento do projeto, envolvendo a aplicação de conhecimentos e habilidades específicas, além da utilização de ferramentas e técnicas nas atividades constantes do gerenciamento da qualidade para que a mesma desenvolva-se em consonância com os seus objetivos.